Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета платежка». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Прежде чем будет осуществлена выдача средств в подотчет на карту сотрудника с назначением платежа, отвечающим этой цели, должна быть соблюдена обязательная процедура, предшествующая такой выплате. Заключается она в принятии решения о необходимости выдачи средств на командировочные или хозрасходы руководителем юрлица. Это решение следует оформить документально: либо приказом, либо положительной резолюцией на заявлении работника о выплате (п. 6.3 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
Что должно быть отображено
В шапке документа должно содержаться следующее:
- полное название организации;
- дата, когда был составлен приказ;
- регистрационный №;
- заголовок;
- формулировка: «На основании отчетных документов, предоставленных… (здесь пишется полное ФИО сотрудника) ПРИКАЗЫВАЮ»;
- текст;
- подпись лица, несущего ответственность за исполнение приказа, и ее расшифровка;
- подпись директора и ее расшифровка;
- подпись сотрудника (которому необходимо возместить расходы) и ее расшифровка в графе ознакомления.
В самом тексте должна быть указана следующая информация:
- ФИО сотрудника, которому надо возместить затраты.
- Структурное подразделение, в котором работает сотрудник, а также его должность, разряд, класс, квалификация.
- Формулировка: «Выплатить в качестве возмещения расходов сверх аванса, полученного в связи с нахождением в … с… по… год …руб….коп…(сумма прописью)».
- Основание и перечисление подтверждающих документов.
- Формулировка: «Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на … (должность и ФИО ответственного лица)».
Компенсируем правильно понесенные расходы, чтобы избежать налоговых рисков
Первым делом нужно позаботиться о документальном оформлении возможности приобретения товаров работниками без получения подотчетных сумм. Этот пункт можно включить в учетную политику. Перечень уполномоченных лиц закрепляется приказом.
При покупке ТМЦ за собственные деньги работник выступает представителем организации, поэтому необходимо учитывать положения п. 1 ст. 183 ГК РФ. Основная задача — документально подтвердить, что такая сделка получила одобрение работодателем. Рекомендуем придерживаться следующего алгоритма:
-
Предоставление заявления на возмещение расходов сотруднику, образец которого можно взять с сайта: business-trip.online. Документ согласовывается руководителем.
-
Подготовка отчета о понесенных расходах с подтверждением. Для компенсации можно приложить кассовые, товарные, электронные чеки, приходные кассовые ордера и транспортные документы (проездные билеты или талоны).
-
Издание приказа о возмещении затрат.
Каким будет назначение платежа при выдаче в подотчет на карту сотрудника?
О расходовании подотчетных сумм работник должен отчитаться в срок, установленный юрлицом для такого отчета. Оправдательным документом по платежам, осуществленным им с банковской карты, станет чек, выдаваемый продавцом по таким операциям.
Само перечисление средств производится обычным платежным поручением с указанием подотчетного лица в качестве получателя и реквизитов его зарплатной карты. Назначение платежа при переводе в подотчет на карту должно однозначно свидетельствовать о том, что это за средства. То есть текст может иметь формулировку «Выдача средств под отчет» (при переводе денег по приказу или заявлению) или «Возмещение перерасхода по авансовому отчету» (если такой перерасход имеет место в утвержденном руководителем авансовом отчете). В каждом платежном документе желательно приводить ссылку на реквизиты документа, явившегося основанием для перевода (приказа, заявления или авансового отчета).
***
Нормы действующего законодательства не запрещают переводить деньги, выдаваемые под отчет, на карту, оформленную на сотрудника. Однако такой способ расчета по подотчетным суммам следует закрепить во внутреннем нормативном акте. Карта должна быть зарплатной. Перевод средств на нее, как и при выдаче наличными, возможен после издания письменного распоряжения руководителя юрлица (в виде приказа или резолюции на заявлении работника) о выплате средств под отчет. Таким же способом можно возмещать перерасход средств по авансовому отчету. Назначение платежа в платежном документе должно однозначно свидетельствовать о цели перевода.
***
Еще больше материалов по теме — в рубрике «Бухгалтерский учет».
Момент предоставления субсидии (Варушкин Н.А.)
Право на субсидии получили индивидуальные предприниматели. В первый пункт было включено условие о целях предоставления субсидии («возмещение затрат или недополученных доходов»), а также предусмотрено положение о безвозмездности и безвозвратности субсидий. Также статья была дополнена новым пунктом, содержащим обязательные требования к законодательным актам, регулирующим предоставление субсидий (пункт 3 статьи 78 БК РФ).При этом следует отметить, что определения понятий «субсидия», «субвенция» и «дотация» были исключены из списка понятий и терминов, применяемых в БК РФ.В июле 2013 года в связи со вступлением в силу Федерального закона N 181-ФЗ «О внесении изменений в статьи 78 и 78.1 БК РФ в части предоставления грантов» цели предоставления субсидий, указанные в пункте 1 статьи 78 БК РФ, были скорректированы, и вместо «возмещения затрат или недополученных доходов» целью субсидии стало «возмещение
Рекомендуем прочесть: Реновация хрущевок в московском районе улица варшавская 45 кор 3
Бухучет возмещения расходов сотруднику
После того как сотрудник получил одобрение расходов от руководителя и представил все оправдательные документы, операция должна быть отражена на счетах бухучета. Как уже было установлено выше, возмещение расходов при невыдаче аванса нельзя назвать расчетами с подотчетными лицами, поэтому счет 71 использовать не следует. В плане счетов, утвержденном приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н, следующим по порядку идет счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Его-то и предлагается использовать в описываемой ситуации:
Дт 10, 20, 26, 44 Кт 73 — оприходованы товары, работы услуги, оплаченные сотрудником;
Дт 19 Кт 73 — принят к учету входящий НДС;
Дт 73 Кт 50 — возмещены из кассы понесенные сотрудником расходы.
Перевод подотчета на карту сотрудника с расчетного счета
При перечислении подотчетных денег на карту сотрудника в поле (24) платежного поручения наиболее емко указывайте их назначение. Тогда при получении налоговых запросов будет легче найти все подтверждающие документы (заявления, приказы, авансовые отчеты). К примеру:
«Выдача под отчет на покупку проездных билетов по заявлению от 26.10.20ХХ № 124».
Все остальные реквизиты заполняются в обычном порядке.
С правилами и образцом заполнения платежных поручений ознакомьтесь в этой статье.
В законодательстве РФ нет ни запретов, ни четких инструкций по предоставлению подотчета на карту сотрудника. Поэтому организации и ИП должны сами определять порядок выдачи подотчета на карту. Основная цель этого порядка — документальное подтверждение правомерности выдачи и надлежащего использования подотчетных сумм. Иначе выданный на карту подотчет будет отнесен проверяющими органами к налогооблагаемому доходу сотрудника.
Денежные средства под отчет перечисляются либо на хозяйственно-операционные расходы, либо на расходы, связанные со служебными командировками.
Список сотрудников, которые имеют право получать денежные средства под отчет, устанавливаются Приказом компании.
Денежные средства перечисляются под отчет независимо от наличия задолженности подотчетного лица по предыдущим подотчетным суммам.
Физические лица, подписавшие с АО «Лютик» договор гражданско-правого характера на выполнение работ или оказание услуг в период действия этого договора, также имеют право получать денежные средства под отчет из кассы АО «Лютик».
Для того чтобы исключить возможные проблемы с банком, при перечислении подотчетных сумм на карточку работника в платежном поручении необходимо в поле 24 «Назначение платежа» указать «Перечисление средств под отчет на оплату хозяйственных расходов».
Такая формулировка позволить исключить налоговые риски, ведь при налоговых проверках, денежные средства, перечисленные как подотчетные, на банковские карты сотрудников, налоговые органы могут квалифицировать как заработную плату. Соответственно на эти суммы, по мнению налоговых органов, могут быть начислены НДФЛ и страховые взносы.
Несмотря на то что выдача в подотчет на карту работника регулируется Указаниями Банка России от 11.03.2014 №3210-У и относится к кассовым операциям, то есть к операциям с наличными деньгами, Минфин и Казначейство России в совместном письме N 02-03-10/37209, N 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013 подтвердили возможность осуществлять ее с помощью безналичного расчета — путем перечисления на личную или зарплатную карточку подотчетного лица, работника организации.
Однако такое допущение сопровождалось соблюдением ряда условий:
- возможность безналичной выдачи подотчет должна быть предусмотрена в учетной политике организации;
- чтобы поступившие суммы физлицу не признали доходом, а также чтобы обеспечить «прозрачность» банковских операций, оформляя платежное поручение на подотчетные суммы на карту сотрудника, назначение платежа обязательно должно содержать указание, что перечисляемые средства являются подотчетными. Назначение платежа в подотчет на карту (образец формулировки): «Аванс на хозяйственные нужды»;
- сотрудник должен написать заявление о своем согласии на такое перечисление, в котором в обязательном порядке указываются банковские реквизиты счета его карточки;
- к авансовому отчету, как и при наличных перечислениях, должны быть приложены документы, подтверждающие расходы.
Получив подотчетные деньги на счет своей банковской карты, подотчетник может рассчитываться за произведенные расходы как непосредственно с ее счета, так и наличными. Денежные средства на личном счете никак не обосабливаются, на них не распространяются правила спецсчетов — физлицо вправе распоряжаться ими по своему усмотрению: обналичивать или рассчитываться безналом.
Это логично, так как получение денег в подотчет обязывает физлицо потратить эту сумму в соответствии с целями, на которые они получены, отчитаться за них и при необходимости возвратить неиспользованную сумму работодателю в пределах установленного срока. Все, как и при выдаче наличных, никаких новых требований по расходованию безнала нет.
Учитывая, что все поступления на счет физлица становятся формально его собственностью, лучше заранее поинтересоваться об имеющихся в отношении подотчетника открытых исполнительных производств, так как все поступления в таком случае будут списываться в оплату задолженностей. Это, конечно, не снимет с него обязанности отчитаться за расходование подотчетных сумм.
Разбираемся с новыми правилами для подотчета
| Проводка | Расшифровка |
| Дт 71 Кт51 | 71 счет –расчеты с подотчетными лицами 51 – расчетный счет Операция говорит о перечислении средств с расчетного счета физическому лицу |
| Дт 26 Кт71 | 26сч.-общехозяйственные расходы Отражены расходы по авансовому отчету |
| Дт 71 Кт50(51) | При наличии перерасхода |
| Дт 50 Кт71 | Наличность возвращена в кассу |
| Дт 51 Кт71 | Сотрудник перевел излишки на расчетный счет организации |
| Дт 70 Кт 71 | Сумма удержана из з/п сотрудника в счет авансового отчета |
Долгое время перевод подотчетных сумм на зарплатную карточку сотрудника считался делом рискованным. ИФНС часто расценивала такие перечисления как выплату зарплаты и облагала их НДФЛ. Фонды, в свою очередь, доначисляли взносы. Однако после публикации письма Минфина от 5 октября 2012 г. № 14-03-03/728 ситуация изменилась: фактически министерство разрешило выдавать подотчет безналом.
Проблемы с блокировкой банковской карты
В последнее время встречаются судебные разбирательства, связанные с блокировкой банковской карты, на которую перечисляются подотчетные деньги.
Блокировка карты является процедурой технического ограничения на совершение операций с её использованием, предусматривающая отказ банка в предоставлении авторизации (получения от банка разрешения, необходимого для использования операции с картой, и обязывающая банк исполнить распоряжение ее держателя), то есть ограничение дистанционной возможности управления счетом.
Это связано с тем, что банк обязан документально фиксировать информацию, полученную в результате реализации правил внутреннего контроля в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма, в случаях выявления необычных операций.
По этой причине банк вправе запросить, а клиенты обязаны предоставить в банк необходимую информацию (п. 14 ст. 7 Закона от 07.08.2011 г. № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма», п. 4.1 Положения о требованиях к правилам внутреннего контроля кредитной организации в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма, утв. Банком РФ от 02.03.2012 г. № 375-П).
Важно! При этом действующее законодательство в сфере противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма не ограничивает кредитные организации в части объема запрашиваемых у клиентов документов.
В свою очередь, клиенты обязаны предоставлять организациям, осуществляющим операции с денежными средствами или иным имуществом, информацию, необходимую для исполнения указанными организациями требований данного федерального закона, включая информацию о своих выгодоприобретателях и бенефициарных владельцах (п. 14 ст.7 Закона № 115-ФЗ).
Например, в одном из рассмотренных судебных дел, в период с ноября 2016 г. по январь 2017 г. на счет банковской карты физического лица производились регулярные зачисления крупных денежных сумм. Перечисления осуществлялись ровными суммами, с назначением платежа «В под отчет на хозяйственные нужды». Общая сумма денежных средств, перечисленных на счет, составила: 2 платежа по 250 тысяч рублей, 17 платежей по 100 тысяч рублей.
Банком запрошены пояснения по операциям зачисления денежных средств, а также документы, подтверждающие экономический смысл проведенных операций.
В ответ на запрос Банка клиентом предоставлены следующие документы: приказ о приеме на работу на должность главного бухгалтера, трудовой договор, квитанции к приходным кассовым ордерам с назначением «возврат от подотчетного лица». Иные документы, подтверждающие оприходование денежных средств в кассу организации, не были представлены. Пояснения о причинах многократного возврата в кассу предприятия полученных в под отчет денежных средств клиентом представлены не были.
Из анализа представленных документов Банком был сделан вывод, что операции клиента не имели явного экономического смысла. Представленная информация и документы не позволили исключить подозрения в сомнительном характере проведенных клиентом операций. С учетом всей имеющейся в распоряжении Банка информации было принято решение о признании операций клиента подозрительными.
Впоследствии, в судебном заседании работница подтвердила, что данные денежные средства в наличной форме ею использовались для расплаты с контрагентами по хозяйственным договорам. Если контрагент не мог принять оплату, деньги она сдавала в кассу, но делала это только для банка, продержав их некоторое время у себя.
Судом действия ПАО «Сбербанк» признаны законными (Решение Буденновского городского суда (Ставропольский край) от 07.06.2018 г. №2-563/2018).
Но если представить своевременно в банк все документы и пояснить суть операций, то оснований для блокировки карты не будет. Как отмечено в Определении Московского городского суда от 07.09.2016 г. № 4г-10455/2016 «…физическое лицо не занимается предпринимательской деятельностью и перечисление денежных средств на его личную карту не может считаться предпринимательской деятельностью, равно как и доводы об отсутствии запрета на перечисление организацией подотчетных сумм на личные карты сотрудников, поскольку они основаны на неверном толковании норм материального права и не подтверждены доказательствами».
Как передать деньги — порядок перечисления
Ряд действий для возможности перечисления командировочных средств на зарплатную карту:
- Оформляются нормативные акты, регулирующие командировки и выплаты по ним.
- Каждый работник должен под подпись ознакомиться с актами.
- Перед отправкой в командировку работник пишет заявление с обозначением данных: согласие на перечисление средств на карту;
- согласие на контроль за состоянием счетом.
Приказ должен содержать обязательную информацию:
- наименование компании;
- Ф.И.О., должность и структурное подразделение командируемого сотрудника;
- период командировки;
- дата издания приказа;
- подпись руководителя;
- виза ознакомления с приказом самого сотрудника.
После издания приказа и ознакомления с ним сотрудника организация перечисяет положенные командировочные суммы.
Они должны выплачиваться до отъезда в командировку. Однако не всегда денег хватает, тогда платежным поручением переводится компенсация за излишне израсходованные средства.
На основании специального положения на карту сотруднику суточные, компенсация расходов за проезд и аренду жилья.
Образец распоряжения на выдачу в подотчет
ООО «Ромашка»
ИНН 920987567,КПП 2356789,г.Москва,ул.Знаменская,д.13
Распоряжение №38
О перечислении денежных средств под отчет на карту
С целью сокращения оборота наличных денежных средств в кассе предприятия, начиная с 1 сентября 2020г. выдавать денежные суммы подотчет сотрудникам исключительно безналичным перечислением. Выдачу производить путем перечисления на банковскую карту работника, открытую в рамках зарплатного проекта.
Получение наличных средств допускается только лишь по согласованию с главным бухгалтером предприятия.
Выдачу денежных средств производить в течении трех рабочих дней, с момента предоставления заявления в бухгалтерскую службу.
Всем работникам организации ознакомиться с приложением №1 к данному распоряжению – форма заявления на выдачу под отчет.
Контроль за исполнением возлагаю на главного бухгалтера Петрову О.П.
Необходимость правильного назначения платежа подотчетному лицу в платежке
Организации могут выдавать сотрудникам подотчетные суммы путем перечисления средств на их карточные счета в банке, причем карта может быть как личной, так и корпоративной. И хотя законодательно напрямую возможность безналичного подотчета не прописана, в письме Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-11-11/42288 имеется четкое разрешение на проведение указанных операций.
Узнайте о внутреннем документе компании, описывающем нюансы расчетов с подотчетными лицами, из материала «Положение о расчетах с подотчетными лицами – образец».
При этом самое главное, на что следует обращать внимание, — правильное оформление в платежном поручении поля «Назначение платежа».
О роли реквизита «Назначение платежа» узнайте из этой публикации.
Возможен вариант, когда реквизиты для перечисления указаны верно, а в поле назначения содержатся ошибки. Это может обернуться для организации дополнительными расходами либо аннулированием платежного поручения. Об этом поговорим далее.
Распоряжение на выдачу подотчетных сумм директору образец
Это номер формы унифицированного бланка, действительного на сегодняшний день. Начинаем заполнять поля документа по очереди.
Перечисление подотчетных денежных средств»;
- необходимо помнить, что работник в обязательном порядке должен писать заявление на каждую операцию по перечислению подотчетных средств на его карту или же с неё.
Однако раньше сумму наличных и срок, на который они выдаются, должен был собственноручно писать руководитель в своей распорядительной надписи. Теперь же, и сумма и срок указываются в тексте заявления, а руководитель пишет только «выдать». Это ближе к реальности. Форма заявления о выдаче денег под отчет так и осталась свободной.
Специальный приказ о направлении работника в командировку по форме №Т-9, Т-9а Максимально точно составленное служебное задание Для этого применяется унифицированная форма №Т-10а Удостоверение для свершения командировочной поездки №Т-10 Данные документы должны быть по прибытии сданы в бухгалтерию и отдел кадров.
Для того чтобы исключить возможные проблемы с банком, при перечислении подотчетных сумм на карточку работника в платежном поручении необходимо в поле 24 «Назначение платежа» указать «Перечисление средств под отчет на оплату хозяйственных расходов».
Такая формулировка позволить исключить налоговые риски, ведь при налоговых проверках, денежные средства, перечисленные как подотчетные, на банковские карты сотрудников, налоговые органы могут квалифицировать как заработную плату. Соответственно на эти суммы, по мнению налоговых органов, могут быть начислены НДФЛ и страховые взносы.
В назначение платежа обязательного необходимо отразить наименование контрагента и товар/услугу за которую перечисляют деньги.
В поле «Статус плательщика» укажите статус того лица, за которое платите налог. Впишите в это поле:
- 01 — если платите налог за компанию
- 09 — когда перечисляете налог за ИП
- 13 — за физлицо
- 02 — за налогового агента
Подотчет на карту сотрудника заявление
В заявлении указывается номер банковского счета сотрудника. Сотрудник вправе сам выбрать банк для перечисления зарплаты. Об этом он должен известить работодателя в письменной форме не позднее чем за пять рабочих дней до выплаты зарплаты. Об этом сказано в части 3 статьи 136 Трудового кодекса РФ.
Все иностранные граждане, которые собираются приехать в Россию более чем на неделю, должны пройти миграционный учет по месту пребывания, то есть обратиться в органы ГУВМ (ранее ФМС) и зарегистрироваться. Но для граждан Белоруссии действуют немного другие правила, которые рассмотрим ниже.
Работник, являющийся подотчетным лицом, имеет полное право не возвращать выданные деньги до окончания установленного периода. Досрочный возврат неиспользованных подотчетных финансов происходит в двух случаях:
- по личной инициативе трудящегося;
- при увольнении под отчетного работника.
Многие граждане России живут не по месту постоянной прописки. Когда появляется необходимость получить загранпаспорт, то часто возникает вопрос: не станет ли отсутствие постоянной регистрации препятствием к получению документа? В этом случае законодательство полностью на стороне гражданина. Дорогие читатели!
Документальное оформление выдачи денег в подотчет на карточку сотрудника
Перечисленные на карту сотрудника подотчетные денежные средства проверяющие инспекторы из ФНС, ПФР и ФСС могут легко отнести к его заработной плате. Итогом станет доначисление зарплатных налогов, страховых сборов и штрафных санкций. Чтобы избежать этих неприятностей, необходимо изначально зафиксировать в документальной форме обоснованность выдачи подотчета на карту сотрудника.
В первую очередь в учетную политику или в инструкцию по использованию подотчетных сумм надо внести следующие положения:
«Выдача денежных средств под отчет может производиться как в наличной, так и в безналичной форме.
При безналичной форме расчетов с подотчетными лицами денежные средства перечисляются на их зарплатные или личные карты с расчетного счета организации.
Возврат неиспользованных подотчетных средств может быть осуществлен в безналичной форме — в виде перевода с карты подотчетного лица на расчетный счет организации — или в наличной форме — в виде передачи наличных денежных средств в кассу организации».
Затем нужно ввести в действие приказ о подотчетных лицах и зафиксировать в нем список должностных лиц, которые могут получить денежные средства в подотчет. При небольшом рабочем штате удобнее будет указать просто перечень должностей без личных данных сотрудников. В таком случае не придется переделывать приказ при смене сотрудников.
С образцом приказа можно ознакомиться в нашей статье «Составляем приказ о подотчетных лицах — образец».
Следующим документальным обоснованием предоставления подотчетных средств на карту будет личное заявление сотрудника или приказ руководителя о выдаче денежных средств под отчет. Законодательство разрешает оформлять только один из этих документов.
К обязательным реквизитам заявления (приказа) о выдаче подотчета на карту относятся:
- цель получения подотчетных денег;
- сумма запрашиваемого подотчета;
- банковские реквизиты карты, на которую производится выдача подотчета;
- период, на который предоставляются подотчетные деньги;
- разрешительная подпись руководителя (или лица, которое может подписывать подобные документы по доверенности от руководителя);
- подпись подотчетного лица;
- дата составления.
Заполняем платежное поручение на подотчет
Пошаговая инструкция заполнения платежного поручения наглядно представлена в статье «Образец заполнения платежного поручения в 2021 году». Рассмотрим, как заполнить платежку в подотчет на конкретном примере.
Секретарь ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» Печатина И.А. написала заявление на выдачу подотчетных денег на приобретение канцелярских товаров (5000,0 рублей) и оплату интернет-услуг (1500,0 рублей). На основании приказа руководителя бухгалтер составил платежные поручения.
Обратите внимание, что при формировании платежки в учреждении бюджетной сферы порядок заполнения поля 24 «Назначение платежа» несколько отличается от общепринятых правил. То есть бюджетники обязаны в поле указывать расходный код бюджетной классификации.
Оформление платежного поручения при выдаче в подотчет
Чтобы правильно оформить платежное поручение для перечисления денежных средств сотруднику в подотчет, необходимо придерживаться стандартного порядка действий:
- Во-первых, следует иметь в распоряжении реквизиты карточного счета, на который будут переводиться подотчетные суммы, чтобы средства ушли по назначению.
- Во-вторых, в назначении платежа необходимо прописать, что именно представляют собой эти деньги: подотчетные суммы на командировочные расходы или на приобретение товаров для хозяйственной деятельности организации.
Порядок учета командировочных расходов в 2021 году см. по ссылке.
- В-третьих, с 01.06.2020 в реквизите 20 «Наз. пл.» при выплате подотчетных нужно указывать код 2.
Подробная информация о том, как работать с кодами доходов, есть в системе КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к К+ бесплатно и переходите в Обзор.
Именно код выплаты и указание в назначении платежа, что перечисляемые средства являются подотчетными суммами, позволяет обезопасить организацию от претензий контролеров. Сформулировать назначение платежа можно по следующему образцу:
- «Перечисление подотчетных средств на счет сотрудника Иванова С. Р. согласно приказу от 12.03.2021 № 18/П. Без НДС» — такая фраза будет уместна при перечислении безналичного аванса.
- «Компенсация перерасхода сотруднику Иванову С. Р. по авансовому отчету от 15.03.2021 № 32. Без НДС» — такая формулировка может использоваться при возмещении перерасхода сотруднику.
Подробнее о выдаче подотчетных сумм на командировочные расходы читайте в материале «Выдано в подотчет на командировочные расходы — проводка».
Бухгалтерские проводки по авансовым отчетам
| Проводка | Расшифровка |
| Дт 71 Кт51 | 71 счет –расчеты с подотчетными лицами
51 – расчетный счет Операция говорит о перечислении средств с расчетного счета физическому лицу |
| Дт 26 Кт71 | 26сч.-общехозяйственные расходы
Отражены расходы по авансовому отчету |
| Дт 71 Кт50(51) | При наличии перерасхода |
| Дт 50 Кт71 | Наличность возвращена в кассу |
| Дт 51 Кт71 | Сотрудник перевел излишки на расчетный счет организации |
| Дт 70 Кт 71 | Сумма удержана из з/п сотрудника в счет авансового отчета |